La Biblioteca è organizzata per lo più a scaffali aperti (fa eccezione la Sezione Locale), con il patrimonio librario direttamente accessibile da parte dei lettori. Per accedere al prestito l’utente deve essere iscritto alla Biblioteca; l’iscrizione è gratuita e basta presentare un documento d’identità valido o, se l’utente ne è già in possesso, una tessera di una biblioteca del Sistema Bibliotecario Provinciale di Reggio Emilia; per i minorenni è necessaria la presenza di un genitore.

L’utente può avere in prestito fino ad un massimo di 4 opere; il prestito dura 30 giorni per le monografie e 7 per i periodici, e può essere rinnovato prima della scadenza per un periodo massimo di 30 giorni (anche via telefono o posta elettronica), se l’opera non è richiesta da un altro utente. Se l’opera risulta in prestito, l’utente può prenotarla a proprio favore e verrà avvisato del rientro della stessa in Biblioteca.

Il materiale delle sezioni «Canossa», «Matilde di Canossa», «Donazione Federico Sozzi» e le opere di consultazione generale (enciclopedie, dizionari, atlanti) sono escluse dal prestito e sono disponibili per la sola consultazione in Biblioteca.

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